PRENOTAZIONE RISORSE

La prenotazione delle risorse* aziendali consente di gestire in modo efficiente l'utilizzo e la disponibilità delle risorse all'interno di una compagnia e, per semplificare questo processo, IntellyScan offre una soluzione integrata al controllo degli accessi.

Il modulo di prenotazione IntellyScan consente agli utenti di prenotare facilmente le risorse necessarie, come sale riunioni, attrezzature, veicoli aziendali e altre risorse condivise e con un'interfaccia intuitiva e user-friendly, gli utenti possono visualizzare la disponibilità in tempo reale, selezionare le risorse desiderate e effettuare prenotazioni in pochi semplici passaggi.

Il funzionamento del processo di prenotazione è possibile o tramite web per le utenze registrate ed i visitatori o tramite l'applicazione IntellyAccess per le sole utenze registrate.

Tramite web è molto semplice: i visitatori possono consultare la pagina con le prenotazioni di tipo "pubblico" visualizzando sul portale solo le risorse* rese pubbliche dall'amministratore della compagnia mentre le utenze registrate, dopo il login, potranno consultare la pagina con le prenotazioni di tipo "privato" visualizzando sul portale solo le risorse* rese private dall'amministratore della compagnia.

Selezionando la risorsa di interesse sarà possibile accedere ai dettagli di prenotazione che consentiranno all'utente di scegliere la data desiderata per l'utilizzo e la fascia oraria preferita visualizzandole tra quelle disponibili a seconda della disponibilità e delle prenotazioni già ricevute.

Al fine di completare la prenotazione, i visitatori saranno invitati a inserire i loro dati personali, come nome, cognome, indirizzo email e queste informazioni saranno utilizzate per inviare la conferma della prenotazione, per contattare i visitatori (se necessario) e per la registrazione all'interno della soluzione di controllo accessi IntellyScan.

In base alle impostazioni configurate dalla compagnia, ai visitatori potrà essere richiesto un pagamento con l'inserimento di ulteriori dettagli utilizzabili ai fini fiscali: dopo aver selezionato le opzioni di ingresso, verificato i dettagli della prenotazione ed accettata l'informativa al trattamento dei dati personali, gli utenti saranno indirizzati alla pagina di pagamento (se richiesto).

Sarà possibile effettuare il pagamento utilizzando uno dei metodi di pagamento accettati come carte di credito o servizi di pagamento online ed una volta completato il pagamento, il sistema invierà una conferma della prenotazione via email con i dettagli ed  i relativi codici di accesso (QR code e PIN code) necessari per l'utilizzo.

Al momento dell'utilizzo, i visitatori potranno:

• Validare manualmente la propria prenotazione presentando al personale all'ingresso la stampa dell'email di conferma con il qrcode di accesso o una versione digitale visualizzabile sul loro dispositivo mobile per consentire la verifica della prenotazione della risorsa e l'utilizzo;
• Validare automaticamente la propria prenotazione selezionando su di un tablet posizionato in prossimità della risorsa l'icona con la funzione specifica di "ingresso prenotazioni" e selezionando o la scansione del qrcode o l'inserimento del PIN di accesso ricevuti via email per consentire al sistema la verifica della prenotazione ed all'utente l'utilizzo della risorsa tramite l'apertura della porta o tornello di accesso se presente o l'attivazione di un relay intelligente compatibile per gestirne l'accensione, l'attivazione, l'alimentazione.
• Validare automaticamente la propria prenotazione davanti ad un qrcode stampato in prossimità della risorsa scansionando con il proprio smartphone, tramite l'applicazione IntellyAccess, il qrcode risorsa che gli permetterà di inserire il proprio PIN di accesso (ricevuto via email) direttamente dallo smartphone per consentire al sistema la verifica della prenotazione ed all'utente l'utilizzo della risorsa tramite l'apertura della porta o tornello di accesso se presente o l'attivazione di un relay intelligente compatibile per gestirne l'accensione, l'attivazione, l'alimentazione.

Con il modulo di prenotazione risorse di Intellyscan gli utenti possono visualizzare un elenco completo e dettagliato delle risorse aziendali disponibili, con descrizioni, immagini e altre informazioni utili per facilitare la scelta.

Il sistema inviarà notifiche automatiche agli utenti per confermare le prenotazioni effettuate e gli amministratori potranno visualizzare e gestire tutte le prenotazioni ricevuto, apportare modifiche, cancellare prenotazioni e risolvere eventuali conflitti di disponibilità.

Per le utenze registrate, il modulo di prenotazione è accessibile anche da dispositivi mobili tramite l'applicazione e IntellyAccess, consentendo agli utenti registrati di effettuare prenotazioni velocemente invitando anche altri colleghi per un uso condiviso.

(*) Quando parliamo di risorse viene inteso qualsiasi cosa che richieda ad esempio una registrazione, una prenotazione o un pagamento per l'utilizzo come ad esempio potrebbe essere un computer, una scrivania, un armadietto, una cabina, un videoproiettore, una lavatrice o un qualsiasi apparato del quale possiamo gestirne l'accensione, l'attivazione, l'alimentazione o l'apertura tramite l'utilizzo di relay intelligente compatibile.